Aux Loisirs récréatifs et communautaires de Rosemont, nous accordons une grande importance à la protection des informations personnelles de nos membres, clients, employés, bénévoles et fournisseurs. Conformément à la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, nous nous engageons à préserver la confidentialité des renseignements personnels collectés dans le cadre de nos activités. Notre politique de confidentialité a pour but de vous informer sur nos pratiques de collecte, d’utilisation, de divulgation, de conservation et de protection de vos renseignements personnels. En nous fournissant vos renseignements personnels, vous acceptez les termes de cette politique et nous autorisez à traiter vos informations conformément à celle-ci.

1. Consentement

1.1 Engagement à la protection de la vie privée

Nous prenons l’engagement de protéger la vie privée de nos utilisateurs. Nous recueillons et utilisons les informations personnelles uniquement avec leur consentement explicite et dans le respect des lois applicables.

1.2 Acceptation des termes de notre politique

En accédant à notre site web http://www.lrcr.qc.ca ou en nous fournissant des informations personnelles, vous acceptez les termes de notre politique de confidentialité. Cela inclut votre consentement à la collecte et à l’utilisation de vos informations personnelles conformément à cette politique.

1.3 Droit de retrait du consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Cependant, cela est soumis à certaines restrictions légales ou contractuelles. Nous vous informerons des conséquences possibles de ce retrait, telles que l’impossibilité de fournir certains produits ou de traiter certaines demandes. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en nous contactant à l’adresse suivante : [email protected]. Votre décision de retrait sera enregistrée dans nos dossiers.

1.4 Exceptions au besoin de consentement

Dans certaines circonstances exceptionnelles, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des informations personnelles sans obtenir préalablement votre consentement. Cela peut se produire dans des situations où des impératifs juridiques, médicaux ou de sécurité rendent l’obtention de votre consentement impossible ou peu pratique. Ces situations comprennent, mais ne sont pas limitées à, les cas de suspicion de rupture de contrat, la prévention ou la détection de fraude, ou les besoins liés à l’application de la loi.

2. Collecte de renseignements personnels

2.1 Moyens de collecte

Nous recueillons des renseignements personnels via divers moyens tels que :

• Courriels et communications avec notre service à la clientèle
• Formulaires de contact en ligne
• Cookies et technologies similaires sur notre site Web

2.2 Collecte via des tiers

Nous pouvons également recueillir des informations via des tiers tels que :

• Plateformes d’inscription en ligne et services d’infolettres : Pour gérer les inscriptions et les communications.
• Portails de recrutement : Pour permettre aux candidats de soumettre leur CV et leurs informations.
• Réseaux sociaux professionnels (LinkedIn) : Pour des besoins de recrutement et de marketing.
• Consultants externes : Pour offrir certains services à notre clientèle.
• Organismes de subvention ou de financement : Pour collecter des données sur les bénéficiaires.
• Prestataires de services de paiement en ligne : Pour traiter les transactions financières.
• Sociétés de stockage infonuagique : Pour stocker les données des clients.
• Agences de marketing numérique : Pour analyser le comportement des utilisateurs sur notre site web.
• Fournisseurs de sécurité informatique : Pour surveiller les menaces et protéger les données.
• Cabinets de conseil en gestion des ressources humaines : Pour gérer et planifier les ressources humaines.
• Prestataires de formation en ligne : Pour offrir des cours à distance.
• Organismes de certification ou d’accréditation : Pour valider les compétences des participants et du personnel.
• Services de messagerie : Pour envoyer des notifications et mises à jour.
• Organismes de gestion des bénévoles : Pour recruter, former et coordonner les bénévoles.
• Fournisseurs d’analyse de données : Pour analyser les données des participants.
• Systèmes de paie : Pour gérer les paiements et les informations salariales.
• Services de vérification d’antécédents : Pour assurer la sécurité des membres du personnel et des bénévoles.

2.3 Minimisation des données

Nous nous engageons à collecter uniquement les données strictement nécessaires pour atteindre les objectifs définis, conformément au principe de minimisation des données.

2.4 Utilisation responsable de la technologie

Nous employons des technologies avancées pour améliorer nos services et mieux comprendre les besoins de nos clients, tout en protégeant la vie privée de nos clients. Par défaut, ces fonctions sont désactivées pour protéger la confidentialité des données.

3. Types de renseignements personnels collectés

3.1 Nous recueillons divers types de données, y compris mais sans s’y limiter à

• Identifiants personnels (nom, adresse postale, courriel, numéro de téléphone)
• Renseignements techniques ou numériques (adresse IP, données de cookies, type de navigateur, appareil utilisé)
• Informations financières (détails de paiement, informations sur les transactions, numéro d’assurance sociale du parent à des fins d’impôt)
• Données de santé (antécédents médicaux pertinents, allergies, restrictions alimentaires, besoins particuliers en matière de santé)
• Données démographiques (âge, sexe, nationalité, lieu de résidence)
• Informations sur l’inscription aux activités (préférences d’activités, dates de participation, informations de contact d’urgence)

 

3.2 Vie privée des enfants

Nous collectons des informations personnelles d’enfants participant à nos camps de jour, activités de loisirs et programmes parascolaires uniquement avec le consentement explicite des parents ou tuteurs légaux. Ces informations incluent, mais ne sont pas limitées à :

• Identifiants personnels (nom, date de naissance, adresse postale, numéro de téléphone des parents/tuteurs)
• Données de santé (antécédents médicaux, allergies, restrictions alimentaires, besoins particuliers en matière de santé)
• Informations sur l’inscription aux camps de jour (préférences d’activités, dates de participation, informations de contact d’urgence)

Nous ne collectons ni ne sollicitons sciemment les informations personnelles d’enfants de moins de 14 ans sans le consentement parental. Si nous découvrons que nous avons recueilli des informations personnelles d’un enfant de moins de 14 ans sans consentement, nous supprimerons immédiatement ces informations de nos fichiers et dossiers.

4. Utilisation des renseignements personnels

4.1 Finalité de l’utilisation

Nous utilisons vos renseignements personnels pour une gamme d’activités essentielles dans le cadre de nos services au centre communautaire de loisirs :

• Réponses aux demandes : Pour répondre efficacement à vos demandes et requêtes, ainsi qu’à celles des membres de votre famille.
• Gestion des transactions : Traitement des paiements et émission de reçus pour les transactions effectuées, y compris les frais d’inscription et les paiements pour les activités.
• Inscriptions et participations : Gestion de vos inscriptions et celles de vos enfants à des événements, activités, camps de jour, formations, infolettres, et participation à des webinaires.
• Gestion des ressources humaines : Pour la gestion interne et l’administration des ressources humaines, y compris le recrutement de bénévoles et de personnel, les contrats de travail et les ententes de service.
• Amélioration de l’expérience utilisateur : Exploitation, maintien et amélioration de notre site web, personnalisation de votre expérience en ligne, et fourniture de services et d’informations demandées.
• Communication marketing : Envoi d’informations, offres spéciales et actualités pertinentes concernant nos programmes et événements, avec possibilité de se désabonner à tout moment.
• Gestion de compte utilisateur : Gestion de votre compte utilisateur pour accéder à diverses fonctionnalités de notre site, comme l’inscription en ligne et la mise à jour de vos informations personnelles.
• Sécurité et bien-être des participants : Pour assurer la sécurité et le bien-être des participants à nos activités, notamment en cas d’urgence.

4.2 Options de contrôle et de limitation

Nous offrons diverses options pour vous permettre de contrôler et de limiter la collecte de vos renseignements personnels :

• Choix de communication : Vous pouvez choisir de recevoir nos communications par différents moyens (téléphone, courriel), ou de les refuser complètement.
• Paramètres de compte : Lors de la création d’un compte sur notre site, vous avez la possibilité de ne pas participer à certains services ou de restreindre la quantité d’informations partagées.
• Gestion des cookies : Notre site vous permet de refuser ou de personnaliser l’utilisation des cookies. Veuillez noter que le blocage de certains cookies peut affecter l’accessibilité et la fonctionnalité de notre site.
• Consentement granulaire : Dans la majorité des situations, lorsque nous recueillons des renseignements pour des fins spécifiques, vous avez la possibilité de consentir uniquement à certaines utilisations de vos données.

4.3 Utilisation des témoins (cookies) et de Google Analytics

Nous employons des technologies de suivi, telles que des témoins, des balises et des scripts, pour optimiser et analyser notre site web. Vous avez la possibilité de configurer votre navigateur pour refuser les témoins ou pour être averti lorsque ceux-ci sont envoyés. Nous faisons également appel à des tiers, comme Google Analytics, pour collecter et analyser des données sur les sections visitées de notre site afin d’améliorer l’expérience utilisateur.

Certains témoins sont essentiels pour fournir les services demandés et pour prévenir l’utilisation frauduleuse des comptes d’utilisateurs. Nous utilisons également des témoins persistants pour mémoriser les choix de l’utilisateur, tels que les identifiants et les préférences linguistiques, afin d’améliorer l’expérience de l’utilisateur.

4.4 Pixels de conversion

Nous utilisons des pixels de conversion pour analyser les taux de réponse aux pages web et courriels.

5. Partage et divulgation des renseignements personnels

5.1 Partage avec des tiers

Les renseignements personnels collectés par notre centre communautaire de loisirs sont accessibles à des catégories spécifiques de notre personnel et à certaines organisations partenaires dans le but de fournir nos produits et services de manière efficace. Par exemple :

• Service à la clientèle : Accède aux informations de contact pour répondre aux demandes des membres et des participants.
• Département TI : Accède aux données techniques pour le support, la maintenance et la sécurité de notre site web et de nos systèmes informatiques.
• Département marketing : Utilise les données pour les campagnes publicitaires, les infolettres et les études de marché visant à promouvoir nos activités et événements.
• Prestataires de services de paiement : Accèdent aux informations financières pour le traitement des transactions liées aux inscriptions et aux paiements des activités.
• Responsables de la sécurité des renseignements personnels et des données : Accèdent aux informations pour assurer la sécurité et la protection des données contre les accès non autorisés ou les cyberattaques.
• Consultants juridiques : Utilisent les données pour s’assurer de la conformité avec les lois et règlements en vigueur concernant la protection des renseignements personnels.
• Fournisseurs de services infonuagiques : Hébergent les données sur des serveurs sécurisés, permettant le stockage et la récupération des informations nécessaires à nos opérations.
• Partenaires de recherche et développement : Accèdent à certaines données pour collaborer sur des projets visant à améliorer nos services et développer de nouvelles initiatives communautaires.
• Agences de recouvrement : Dans les cas de défaut de paiement, certaines informations peuvent être partagées avec des agences de recouvrement externes pour récupérer les sommes dues.

5.2 Fusion ou transfert d’organisme ou d’actifs

Lorsqu’un organisme est fusionné ou transféré, vos données personnelles peuvent également être transférées à l’acquéreur ou au bénéficiaire des actifs.

6. Liens vers d’autres sites web

Notre site web peut contenir des liens vers des sites web tiers. Lorsque vous suivez ces liens, vous quittez notre site web. Les informations échangées à ce moment-là ne sont plus soumises à notre politique de confidentialité.

7. Sécurité des renseignements personnels

7.1 Mesures de sécurité pour la protection des renseignements personnels

Pour assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels, Loisirs récréatifs et communautaires de Rosemont adoptent des mesures de sécurité rigoureuses, comprenant à la fois des aspects physiques et technologiques. Voici quelques exemples concrets :

• Sécurité physique : Utilisation de systèmes de verrouillage électronique et de serrures de sécurité pour l’accès aux bureaux, armoires et classeurs, et restriction de l’accès aux zones où les données personnelles sont conservées.
• Contrôles d’accès : Limitation de l’accès aux données personnelles aux employés autorisés uniquement.
• Formation du personnel : Sensibilisation régulière du personnel aux meilleures pratiques de sécurité des données et à la protection de la vie privée.
• Surveillance et détection des intrusions : Mise en place de systèmes pour surveiller toute activité suspecte et détecter les intrusions potentielles.
• Plans de récupération en cas de sinistre : Élaboration de plans pour restaurer rapidement les données en cas d’incident tel qu’une panne, une cyberattaque ou tout autre sinistre.

Ces mesures visent à protéger les renseignements personnels contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés, et à maximiser leur intégrité et leur confidentialité. Bien que nous fassions tout notre possible pour protéger vos données personnelles, il est important de garder à l’esprit qu’aucune méthode de transmission via Internet ou de stockage électronique n’est sûre à 100 %. Nous ne pouvons donc pas garantir leur sécurité absolue.

7.2 Engagement du personnel et du conseil d’administration

Chaque employé, administrateur, bénévole ou firme indépendante s’engage à respecter les informations personnelles que nous recueillons. De plus, ces personnes s’engagent à maintenir la confidentialité des informations propres à nos activités et à ne pas les divulguer ou en faire un usage personnel ou au profit d’autrui. Cet engagement existe dès l’entrée en fonction de l’employé, du directeur, du bénévole ou de la firme indépendante et se poursuit indéfiniment.

8. Conservation et destruction de renseignements personnels

Nous ne conserverons vos données personnelles que pour la durée nécessaire aux fins énoncées dans cette politique de confidentialité. Nous les conserverons et les utiliserons dans la mesure où cela est nécessaire pour respecter nos obligations légales, pour résoudre des litiges et pour faire appliquer nos politiques juridiques.

 

8.1 Durée de conservation des données

Les informations personnelles des membres, participants et employés du centre communautaire de loisirs seront conservées pour les périodes suivantes :

• Données d’inscription et de participation : Conservées pendant la durée de l’inscription active et pour une période supplémentaire afin de faciliter les réinscriptions futures, à moins qu’une demande de suppression soit reçue.
• Informations financières : Conservées conformément aux exigences légales et fiscales pour une période déterminée après la fin de la relation contractuelle.
• Données de santé : Conservées uniquement pendant la durée nécessaire pour assurer la sécurité et le bien-être des participants lors des activités.
• Données des employés et des bénévoles : Conservées pendant la durée de l’emploi ou de l’engagement bénévole, et pour une période supplémentaire après la fin de la relation pour des raisons administratives et légales.

8.2 Destruction des données

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été collectés ou lorsque nous n’avons plus d’obligation légale de les conserver, nous les détruisons de manière sécurisée. Cela inclut :

• Suppression électronique : Les données stockées électroniquement sont supprimées de manière sécurisée pour empêcher leur récupération.
• Destruction physique : Les documents papier contenant des informations personnelles sont déchiquetés ou détruits de manière sécurisée.

Nous veillons à ce que toutes les données soient détruites conformément aux meilleures pratiques de sécurité pour protéger la confidentialité et l’intégrité des informations personnelles.

9. Vos droits

9.1 Reconnaissance et respect de vos droits

Dans le cadre de notre politique de confidentialité, nous reconnaissons et respectons les droits fondamentaux des personnes concernées par les renseignements personnels que nous détenons. Ces droits comprennent :

• Droit d’accès : Les individus ont le droit de consulter les informations personnelles que nous détenons à leur sujet. Par exemple, un client peut demander à voir les données collectées lors de son inscription à notre service.
• Droit de rectification : Si des informations sont inexactes ou incomplètes, les personnes concernées peuvent demander leur mise à jour. Par exemple, un employé peut demander la correction de son adresse postale erronée dans nos dossiers.
• Droit à la désindexation : Les personnes peuvent demander que leurs renseignements personnels soient retirés de la diffusion ou que tout hyperlien associé à leur nom soit désindexé, dans le cas où cette diffusion leur cause un préjudice ou est en violation de la loi ou d’une ordonnance judiciaire. Ce droit à l’effacement ou à l’oubli permet aux individus de contrôler la disponibilité de leurs informations personnelles sur internet.
• Droit de déposer une plainte : En cas de préoccupations concernant le traitement de leurs données, les individus peuvent déposer une plainte conformément à notre processus établi.

Sous réserve des lois applicables, sur réception d’une demande écrite d’une personne et après vérification de son identité, nous informerons la personne si nous détenons des renseignements personnels à son sujet et lui communiquerons ces renseignements.

Nous pouvons refuser à une personne l’accès à ses informations conformément aux lois en vigueur, auquel cas nous motiverons son refus.

Pour faciliter ces droits, les coordonnées de notre responsable de la protection des renseignements personnels sont clairement indiquées pour toute question ou préoccupation. Ces mesures garantissent que les individus peuvent exercer leurs droits en toute confiance et transparence.

10. Modifications de la politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter les changements dans nos pratiques ou les exigences légales. Les modifications seront publiées sur notre site Web. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique de confidentialité pour vous tenir informé de tout changement.

11. Contact

Toute demande ou question au sujet de cette politique de confidentialité peut être envoyée à madame Karine Brunet-Laniel, responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

• Par courriel : [email protected]
• Par courrier postal : 2705, rue Masson, Montréal, (Québec) H1Y 1W6 ou au (514) 727-5727

Date d’entrée en vigueur de la politique : 14 septembre 2023

Dernière mise à jour : 30 mai 2024

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• Informations d’identification personnelle : nom, prénom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone.
• Données démographiques : âge, sexe, lieu de résidence.
• Informations professionnelles : nom de l’entreprise, poste occupé.
• Données de navigation : adresse IP, données de cookies, type de navigateur, appareil utilisé.
• Données générées par l’utilisateur : contenus créés ou partagés sur le Site.

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Conformément à la nouvelle loi sur la protection des renseignements personnels, l’Entité a désigné madame Karine Brunet-Laniel en tant que Responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez contacter la Responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à [email protected] ou par téléphone au (514) 727-5727.

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